Ответ на вопрос № 1

Действующим нормативным документом, регламентирующим требования к архивным помещениям, является свод правил СП 118.13330.2012* «СНиП 31-05-2003. Актуализированная редакция. СНиП 31-06-2009. Актуализированная редакция. Общественные здания и сооружения», в тексте которого содержатся особые требования и ссылочные нормативные документы, которые учитываются при проектировании помещений хранения архивных материалов (например, норматив расчёта площади основного помещения хранения на бумажных носителей указан в пункте 5.33).

Другими руководящими и справочными документами, которые необходимо и целесообразно использовать при проектировании помещений технических архивов являются:

• «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Минкультуры России от 31.03.2015г. № 526;
• «Основные правила работы архивов организаций» ВНИИДАД., 2002 г.;
• «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утверждены Приказом Минкультуры России от 12.01.2009 г. № 3;
• СН 426-82 «Инструкция по проектированию архивов» (документ утратил силу согласно приказа Госкомархитектуры № 259 от 29.12.1989);
• «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД., 2013 г.» (доступны по адресу: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-edoc-arch-2013.pdf );
• Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД., 2003г. - 112 с (доступно по адресу: http://www.studmed.ru/view/privalov-vf-obespechenie-sohrannosti-arhivnyh-dokumentov-na-bumazhnoy-osnove_dbb9ef7a06d.html);
• «Методические указания по внедрению ОСТ 55.6-85 "Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. 1985г.», утверждены и введены в действие Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. № 181 (доступны по адресу: http://lawru.info/dok/1985/06/11/n1182491.htm).

Одновременно необходимо учитывать, что площади вспомогательных помещений архива и уровень его технической оснащённости зависят от типа архивных документов и частоты их одновременного использования, а также стоимости технологического оборудования, поэтому эти параметры заказчику целесообразно указывать в задании на проектирование.

Ответ на вопрос № 2

До 2003 года определение понятия «Условная единица хранения архивных документов» содержалось в СНиП 2.08.02-89* «Общественные здания и сооружения», а именно:

«Условная единица хранения архивных документов - соответствует условному делу с размерами: 210х297х17 мм в архивохранилищах с горизонтальной системой архивного хранения при установке на 1 м стеллажей полки двух по высоте рядов первичных средств хранения с размерами 245х350х180 мм (в каждом 10 дел).»

Изменением № 5 к СниП 2.08.02-89*, принятым Государственным комитетом Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу постановлением № 98 от 23.06.2003г., данное понятие из указанного нормативного документа исключено.

В настоящее время для оценки объёма хранения архивных документов (в том числе и в СП 118.13330.2012) используется термин «единица хранения архивных документов», определение которому содержится в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а именно:

«130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение».