Понятие «система менеджмента» тесно связано с современными знаниями о системах. Что же мы знаем об этом в целом и применительно к строительной деятельности в частности?

В последней редакции стандартов, система – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. В свою очередь процесс – действие по преобразованию входов в выходы. Развитие знаний о системах происходило от элементарной декомпозиции на элементы, позже добавилось понятие взаимодействия между элементами, а с развитием технических наук (в особенности теории надёжности) стало очевидным, что элемент непостоянен (самый сильный и надёжный элемент в технической системе, при взаимодействии со слабыми, неожиданно теряет свойства надёжности и устойчивости) и его необходимо рассматривать, как самостоятельный процесс. При этом система – модель, представляемая человеком, её создающим.

Такой подход позволил определить процессы, как простые и специальные, а саму систему и её поведение, как вероятностную характеристику.

Попытки управления системами определили различные подходы: процессный (акцент на процесс) и функциональный (акцент на продукт). Несмотря на различные подходы к управлению, выяснилось, что человек часто по-разному воспринимает системы, но психологически (обусловлено эволюционными особенностями живых организмов) оперирует малыми интервалами времени, стремясь установить целевую функцию системной модели. Однако применение математического аппарата указывало, что поведение систем нелинейно. Дальнейшее изучение систем показало, что необходимая декомпозиция системы определяется информационным объёмом, который может контролировать владелец процесса и его участники с прогнозируемыми результатами. Поэтому современное научное определение системы – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, способных к обмену информацией.

В зависимости от направления деятельности элементарного процесса (оптимального информационного объёма), иногда процессы называют усиливающими и ослабляющими, а для управления системой достаточно управлять только одним усиливающим процессом (как правило самым слабым). Впрочем, построение таких систем является отдельной, самостоятельной областью знаний.

Изучение событий в окружающей среде, с точки зрения систематики, показало, что если возможно выделить из окружающей среды модель системы, она оказывается идентичной другим системам, отличной природы происхождения (например колебания в электрическом контуре абсолютно аналогичны колебаниям, возникающим в зацеплении шестерен). Подавляющее большинство известных и изученных систем подчиняется закону нормального Гауссового распределения, т.е. рождение-рост-точка максимума-спад-гибель. При этом, процессы и их взаимодействия описываются не линейными, а экспоненциальными функциями. То есть, изначально человек не осознаёт в полной мере поведение системы, а с накоплением опыта он, как правило, начинает мыслить стереотипами, что в конечном счёте и приводит к гибели любой системы.

Принципы системного подхода можно выделить и в повседневной жизни, например системой можно назвать спектакль, закон, стандарт, литературное произведение и т.д. Качество при этом зависит от создателя, а именно от  понимания и приемлемости его взглядов окружающими. То есть любой элемент системы, также как и процессы взаимодействия имеют наследственность общей системы, а значит судить о качестве системы можно по отдельному элементу или процессу, убедившись, что информационный обмен достаточен со статистической точки зрения (показательная выборка). Таким образом аудит заключается в умении оценить один из элементов, увидеть процессы взаимодействия с ним, смоделировать общую систему и найти отличия между мысленной моделью и реальностью.

Стандарты, как было сказано ранее, также содержат элементы систем, конечно чем «системнее» стандарт, тем полезнее он в применении, и тем выше его качество. Надо признать, что встречаются стандарты, которые невозможно довести до применения. Также и деятельность аудитора, проверяющего выполнение требований и положений стандартов, полезна только в том случае, если на основе этого сравнительного анализа возможно указать пути развития системы от реального состояния к ожидаемому, более совершенному, причём, различными способами. При этом важно понимать, что любая система это процесс, который всегда можно разложить на подпроцессы, и являющийся в свою очередь подпроцессом более общего процесса.

Что может быть полезно для проведения подобного полезного анализа?

Например, важно помнить, что любой процесс, продукт, система имеют жизненный цикл, который является стандартным: маркетинговые исследования, планирование и проектирование, закупки, производство, упаковка и хранение, сбыт и распределение, эксплуатация, послепродажное обслуживание, утилизация. Далее, каждый процесс можно определить ещё и по направлениям: персонал, методы управления, информационное обеспечение, материальные ресурсы, оборудование и окружающая среда, которые изменяются в зависимости от обратных связей из-за взаимодействия продукта процесса и конечного потребителя процесса. К тому же, любой процесс характеризуется тремя основными показателями: результативность, эффективность и адаптивность.

Сложно представить, что найдётся специалист, реально являющийся экспертом во всех направлениях использующихся в строительной деятельности. Но на самом деле для аудита этого и не требуется. Аудитору важно оценить «знакомый элемент», чтобы понять уровень и класс качества деятельности организации как системы.

Стандарт ГОСТ Р 21.1101-2009 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации», рассмотренный в предыдущем отчёте, является с точки зрения специалистов по стандартизации системным. Поэтому, прежде чем аудировать организацию в любой системе «Зелёного строительства», перед составлением плана аудита нужно проанализировать соответствие представленной на проверку документации требованиям ГОСТ Р 21.1101-2009, что обязательно приведёт к выявлению недостаточно учтённых показателей процессов, а именно: результативности, эффективности и адаптивности. Учёт требований Федерального закона от 30 декабря 2009 г. № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (вкупе с распоряжением Правительства РФ от 21.06.2010 N 1047-р) при анализе проектной документации дополнительно позволит определить цели, которые стремится достичь проверяемая организация, заявляясь на сертификацию по требованиям системы «Зелёного строительства». В дальнейшем, по ходу аудита, сопоставление определённых целей и сформулированной организацией политики позволит выявить различия формальной и реальной системы менеджмента организации.

Подтвердить полученные первичные предположения можно, рассмотрев в ходе планирования аудита жизненный цикл здания (сооружения) и «присутственную роль» в нём организации-заказчика аудита, то есть проектная это организация, строительная, эксплуатирующая, ремонтная и т.д., и т.п. Жизненный цикл здания сегодня составляет около 100 лет. При этом самым коротким по времени этапом чаще всего бывает этап строительства (как правило, не более 3 лет). Правило 10-ти кратных затрат говорит, что ошибка допущенная на предыдущем этапе увеличивает стоимость её исправления на следующем в 10 раз. Важно смещать затраты на качество деятельности на более ранние этапы – такой подход позволяет существенно снизить затраты на все этапы жизненного цикла.

Вот теперь уже, при завершении планирования аудита,  по «знакомым» для аудиторов процессам можно существенно точнее составить программу собеседований, опросов и наблюдений для аудита на месте для обеспечения выполнения сверхзадачи органа по сертификации систем – формулирования потенциала по улучшению системы менеджмента, выработки соответствующих рекомендаций. Очевидно, что ценность аудита зависит именно от рекомендаций, которые предоставит заказчику аудитор, для усовершенствования системы организации. Это означает, что, в итоге взаимодействия аудирующей организации и организации-заказчика аудита, вклад системы менеджмента в конкурентоспособность и доходность работы проверяемой организации пропорциональны качеству аудита и соответствию самих аудиторов требованиям соответствующих стандартов к ним, соблюдению ими деловой и профессиональной этики. Как следствие, имидж и репутация любой системы «Зелёных стандартов» в целом будет в значимой степени зависеть от понимания аудитором своей роли и способности её выполнить при проведении сертификационных и инспекционных работ.

Автор: Мамаев К.В, ФГАОУ ДПО АСМС, www.asms.ru