Обсуждения

Определение «3.1.2 Исполнительная документация в электронном виде: Исполнительная документация, созданная в качестве электронного документа (?!) в информационной системе (?!) без предварительного документирования на бумажном носителе (?!), подписанная усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (?!) в соответствии с ФЗ-63» не соответствует ни законодательству РФ, ни здравому смыслу.

Данная формулировка исключает свыше 95% всех электронных документов данного класса, включая:

1) Оцифрованные документы – которые, что бы там ни думали авторы стандарта, признаются документами законодательством РФ (в зависимости от оформления и заверения, - на правах оригинала, дубликата, нотариально заверенной копии, заверенной копии, простой копии, архивной копии и выписки).

2) Электронные документы, представляющие собой дубликаты (повторные оригиналы) бумажных документов;

3) Электронные документы, не снабженные УКЭП – которых очень много;

4) Унаследованные документы и

5) Документы зарубежных разработчиков.

Правильная формулировка следующая: «Электронная исполнительная документация – исполнительная документация в электронном виде.»

Определение «3.1.5 электронный образ документа: Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования, с последующим заверением усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и внесением её в соответствующую информационную систему» не соответствует законодательству РФ и здравому смыслу.

В сфере права нет понятия «образ» (это ИТ-сленг), и используется исключительно понятие «копия».

Главной ошибкой определения является то, что термин «копия» подразумевает полное и точное воспроизведение содержания оригинала, а вовсе не любой результат сканирования, даже если он и заверен УКЭП. Соответственно, приравнивание образа к копии неправомерно.

Законодательство РФ не требует именно УКЭП для признания отсканированных материалов электронными копиями.

Заверение УКЭП (и любой ЭП) имеет правовую силу только в том случае, если это УКЭП надлежащим образом уполномоченного лица.

Не имеет никакого значения, какие средства использовались для преобразования документа в электронную форму, поэтому упоминание «средств сканирования» избыточно.

Статус объекта как электронной копии (или электронного образа) не зависит от того, где он хранится – соответственно, упоминание «соответствующей» (какой?!) информационной системы избыточно.

Раздел «Требования к электронным документам» Приложения 2 свидетельствует о некомпетентности разработчиков стандарта, не имеющих абсолютно никакого представления о том, в каких системах и форматах создается и поддерживается реальная исполнительная документация, каков объём этих объектов и т.д.

Разработчики просто переписали хорошо известные, давно уже морально устаревшие требования Росархива, сформулированные в конце прошлого века для организационно-распорядительной документации того времени…

Данного раздела вполне достаточно, чтобы рекомендовать Техническому комитету начать разработку проекта стандарта заново, с заменой коллектива разработчиков.