1. Это – бюро (группа) учета; бюро (группа) подлинников; бюро (группа) изменений документации; цех (мастерская) размножения документов (ЦРД); бюро (группа) комплектации.

В зависимости от местных условий и фактического объема работ для отдельных подразделений и сотрудников ОТД (БТД), по усмотрению администрации предприятия, может быть допущено совмещение служебных функций, например, объединение бюро (группы) подлинников и бюро (группы) копий.

2. Бюро (группа) учета принимает, регистрирует, учитывает состояние, изменения и движение подлинников, дубликатов и копий конструкторских документов; учитывает их применяемость; оформляет наряды на размножение документации; составляет ведомости рассылки; выдает справки о состоянии и применяемости документов. Сотрудник бюро (группы) учета, принимающий подлинники конструкторской документации, обязан проверить их в соответствии с ГОСТ 2.501-68.

Бюро (группа) подлинников хранит подлинники и дубликаты конструкторских документов, документы, поступившие в ОТД (БТД) на хранение на правах подлинника, и подлинники аннулированных и замененных по извещениям конструкторских документов, а также производит восстановление подлинников. Кроме того, это бюро (группа) подбирает подлинники и дубликаты для выдачи их в бюро (группу) изменений, для снятия с них копий, для изготовления с подлинников дубликатов и для восстановления подлинников при их износе.

Бюро (группа) копий хранит копии конструкторских документов независимо от способа их издания, изготовленные на данном предприятии или полученные от других предприятий, и обеспечивает ими подразделения предприятия.

Допускается обслуживание сотрудников отдельных подразделений непосредственно бюро (группой) копий в случаях когда эти подразделения расположены вблизи бюро (группы) копий или когда из-за незначительного числа абонентов нецелесообразно организовывать отдельные группы рабочих копий (ГРК).

Бюро (группа) изменений документации производит внесение изменений в конструкторские документы и их аннулирование по извещениям в соответствии с ГОСТ 2.503-74.

Изменение подлинников и копий производится, как правило, сотрудниками данного бюро (группы) непосредственно в бюро (группе) подлинников, бюро (группе) копий, ГРК или в помещении бюро (группы) изменений. Правильность изменений подлинников, контрольных копий и копий конструкторских документов подтверждается подписью сотрудника бюро (группы) изменений в соответствующей графе таблицы изменений основной надписи изменяемого листа документа или в листе регистрации изменений.

Цех (мастерская) размножения документов (ЦРД) выполняет работы по размножению, брошюровке и переплету конструкторской документации.

ЦРД объединяет производственные участки механизированных методов копирования и светокопирования, изготовления электрографических подлинников, оперативной полиграфии и переплетно-брошюровочных работ. При необходимости в состав ЦРД входит копировальное и машинописное бюро, а также группа наладки и технического обслуживания оборудования.

Основные обязанности ЦРД заключаются в следующем:

• вести учет поступающей на размножение документации;
• применять рациональную технологию размножения документов с учетом обеспечения необходимой загрузки копировально-множительного оборудования;
• осуществлять действенный контроль качества принимаемых и выпускаемых документов;
• обеспечивать своевременное изготовление конструкторской документации.

Бюро (группа) комплектации производит комплектование конструкторской документации в папки (альбомы), оформляет запросы другим предприятиям и организациям о высылке конструкторской документации, обеспечивает конструкторской документацией внешних абонентов.

При отсылке внешним абонентам конструкторской документации составляется накладная (ГОСТ 2.501-68 форма 7), которая является сопроводительным документом.

Накладная выписывается сотрудником бюро (группы) комплектации в трех экземпляров. Первый экземпляр упаковывается вместе с отсылаемой документацией. Второй экземпляр используется для учета выполнения заказа и начисления его стоимости. Третий экземпляр служит основанием для записи отосланных документов в карточках учета документов и хранится в порядке возрастания номеров накладных в делах бюро учета.

При отсылке конструкторской документации со штампом «Об изменении не сообщается» накладная выписывается в двух экземплярах.

Единая система конструкторской документации: Справочное пособие; - М.: Издательство стандартов, 1986 г.