1. Инвентарные книги являются документами, подтверждающими поступление в ОТД (БТД) предприятия соответствующих документов. Кроме того, все зарегистрированные документы в инвентарной книге подлинников, должны быть учтены в карточках учета документов.

2. Регистрации в инвентарной книге подлинников подлежат также дубликаты и копии документов, полученные от других предприятий (организаций). Эти копии регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации за подписью сотрудника ОТД (БТД).

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи или заменяющего ее документа, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях документов, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.

3. В инвентарной книге в этом и других случаях обращения документации в графе «Примечание» указывают:

1. инвентарный номер, взамен которого выпущен данный подлинник, например, «Вз. инв. № 386»;
2. об аннулировании всех или отдельных листов подлинника, например, «Аннул.»; «Л. 5 анн.»;
3. о замене и выпуске новых (дополнительных) листов подлинника, например, «Л. 6-7 зам.»; «Л.л. 10-11 нов.»;
4. о передаче подлинника другому предприятию, например, «Пер. пред. АВГГ, акт 31, 11.04.84»;
5. вид регистрируемых документов, хранящихся на правах подлинника, например, Тип изд.; Оригинал; Маш. копия и т.п.;
6. о восстановлении подлинника, например «Л.л. 3 и 4 восст. подл. № 3»;
7. прочие отметки и указания.

При записях, предусмотренных в подпунктах 1-3, должны быть дополнительно указаны соответствующие обозначения извещений об изменении.

Единая система конструкторской документации: Справочное пособие; - М.: Издательство стандартов, 1986 г.