Как вносить изменения в документы, прилагаемые к комплекту РД, в соответствии с ГОСТ Р 21.101-2020?
9 января 2024 в 14:00
2
В организации осуществляется выдача документации в электронном виде, разработан и действует собственный стандарт о внесении изменений, в котором закреплен порядок внесения изменений в прилагаемые документы. Порядок был принят исходя из пожеланий заказчика, сметчиков и прочих смежных подразделений лицезреть «историю» изменений прилагаемых документов в общих данных комплекта, как единственно существующей ведомости, включающей все выданные прилагаемые документы, для однозначного понимания, какая их версия актуальна на текущий момент.
Условно для примера возьмем изменение № 1, выданный комплект РД с прилагаемым документом СО1, разрешение выпускается общее на все измененные документы:
1) при внесении изменений в существующий ранее выданный прилагаемый документ в ведомости ссылочных и прилагаемых документов на листе общих данных в графе «Примечание» ставится отметка «Изм. 1»; при отсутствии прочих участков изменений, кроме отметок об изменениях в графе «Примечание» ведомостей, лист общих данных считается измененным (таблица изменений в осн. надписи заполняется так: Изм. 1, Кол. Уч. «-», Лист «-», номер разрешения, подпись, дата), при наличии измененных участков, кроме отметок об изменениях в графе «Примечание» ведомостей, лист общих данных заменяется (таблица изменений заполняется так: Изм. 1, Кол. Уч. «-», Лист «Зам.», номер разрешения, подпись, дата); непосредственно в сам прилагаемый документ вносятся изменения путем замены, аннуляции, добавления новых листов с простановкой в таблице изменений отметок «Зам.» для замененных листов, «Нов.» для новых листов, удалением аннулированных листов из файла, при необходимости заполнением таблицы регистрации изменений; в разрешение вносится обозначение документа с указанием номеров листов: для замененных листов указывается запись «Заменить (…….), где в скобках описываются измененные участки, у аннулированных листов – запись «Аннулировать», у новых листов – запись «Новый», например:
- СО1, л. 1 Заменить (изменить количество материала поз. 1-2)
- СО1, л. 3 Аннулировать
- СО1, л. 4 Новый;
2) при появлении вновь разработанного прилагаемого документа, его обозначение и наименование вписывается в ведомость ссылочных и прилагаемых документов с простановкой в графе «Примечание» отметки «Изм. 1 (Нов.)»; лист общих данных заменяется; вновь разработанный прилагаемый документ выпускается с простановкой на каждом его листе отметки «Нов.» в графе «Лист» таблицы изменений в основной надписи; в разрешение вносится обозначение документа с записью «Новый», например:
- 1 Заменить (добавить прилагаемый документ СО1)
- СО1 Новый;
3) при аннуляции ранее выданного прилагаемого документа его обозначение и наименование удаляется из ведомости ссылочных и прилагаемых документов (запись вытирается, остается пустая строка, пометка в графе «Примечание» соответственно не ставится); лист общих данных заменяется; в разрешение вносится обозначение документа с записью «Аннулировать», например:
- 1 Заменить (удалить прилагаемый документ СО1)
- СО1 Аннулировать
Противоречит ли требованиям раздела 7 ГОСТ Р 21.101-2020 порядок внесения изменений в прилагаемые документы к комплекту РД, описанный выше?
Используемые нормативные источники
Комментарии
Добрый день!
Все, что приведено в обосновании ответа разве не относится к случаю, если основной комплект (ОК) и прилагаемые документы принимаются как отдельные единицы учета документации, т.е. основной комплект имеет свою историю изменений, а прилагаемые документы - свою.
В соответствии с ГОСТ Р 21.1003-2009:
5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки.
Если ОК и прилагаемые документы брошюруют вместе и документы имеют один инвентарный номер, то внесение сведения об изменении прилагаемого документа в ведомости ссылочных и прилагаемых документов в графе Примечание приведет к замене листа Общие данные с этим же номером изменения.
В этом случае пожелания заказчика будут выполнены
Разве такой вариант нарушает требования ГОСТ Р 21.101-2020?
Например, в ГОСТ 21.608-2021 по поводу внесения изменений в опросные листы сказано:
9.5 Изменения в опросные листы (габаритные чертежи) вносят самостоятельно в пределах каждого опросного листа (габаритного чертежа).
Сведения об изменениях, вносимых в опросные листы (габаритные чертежи), приводят в графе "Примечание" содержания выпуска опросных листов или в графе "Примечание" ведомости ссылочных и прилагаемых документов (если "Содержание" не выполняют).
это утверждение есть и в других стандартах - ГОСТ 21.601-2011, ГОСТ 21.607-2014
Но ведь опросные листы являются прилагаемыми документами, так же, как и спецификация СО, поэтому принцип заполнения графы Примечание в ведомости ссылочных и прилагаемых документов для всех прилагаемых документов должен быть одинаковым.
Внесение изменений в ДЭ проводят путем выпуска новой версии документа с внесенными изменениями. При этом, допускается при визуализации на электронном средстве отображения измененные графические изображения или участки текста помечать вертикальной чертой «|» слева от измененного изображения или строки.
Частично не соответствует (для документации, которая ведется на бумажном носителе или выполняется автоматизированным способом), а именно:
Обоснование ответа:
Изменением документа, ранее переданного заказчику, является любое исправление, исключение или добавление в него каких-либо данных без изменения обозначения этого документа (см. п.7.1.2 ГОСТ Р 21.101-2020).
При выполнении дополнительных и аннулировании ранее выполненных прилагаемых документов вносят исправления в раздел «Прилагаемые документы» ведомости ссылочных и прилагаемых документов соответствующего основного комплекта рабочих чертежей (см. п.7.5.5 ГОСТ Р 21.101-2020).
В графе «Примечание» ведомости ссылочных и прилагаемых документов приводят номер изменения основного комплекта, при котором в ведомости был записан дополнительный вновь разработанный документ или аннулирован ранее выполненный прилагаемый документ (см. п.7.5.5 Приложения А ГОСТ Р 21.101-2020).
То есть, заполнение графы «Примечание» ведомости ссылочных и прилагаемых документов при внесении изменений в прилагаемый документ (см. п.7.1.2 ГОСТ Р 21.101-2020), не требуется. Следовательно, оснований для внесения изменений в лист общих данных тоже нет.
2) При выполнении дополнительных прилагаемых документов вносят исправления в раздел «Прилагаемые документы» ведомости ссылочных и прилагаемых документов соответствующего основного комплекта рабочих чертежей (см. п.7.5.5 ГОСТ Р 21.101-2020).
Таким образом, на листе общих данных в ведомости ссылочных и прилагаемых документов появится новая запись о документе с новым обозначением, соответственно в лист общих данных основного комплекта рабочей документации будет внесено изменение, например, № 1, что найдет отражение в таблице изменений.
3) При аннулировании ранее выполненных прилагаемых документов вносят исправления в раздел «Прилагаемые документы» ведомости ссылочных и прилагаемых документов соответствующего основного комплекта рабочих чертежей (см. п.7.5.5 ГОСТ Р 21.101-2020).
В графе «Примечание» ведомости ссылочных и прилагаемых документов приводят номер изменения основного комплекта, при котором в ведомости был аннулирован ранее выполненный прилагаемый документ (см. п.7.5.5 Приложения А ГОСТ Р 21.101-2020).
То есть, в графе «Примечание» ведомости указывается Аннул., что является изменением листа общих данных основного комплекта рабочих чертежей, с внесением данных об изменениях в таблицу изменений, например, как изм. №2.
В соответствии с требованиями п.7.3.7 ГОСТ Р 21.101-2020 внесение изменений в ДЭ проводят путем выпуска новой версии документа с внесенными изменениями.
При этом, допускается при визуализации на электронном средстве отображения измененные графические изображения или участки текста помечать вертикальной чертой «|» слева от измененного изображения или строки (см. п.7.3.7 Приложения А ГОСТ Р 21.101-2020).